Gestion Financière et Comptable (GEFICO)

La direction du service de Gestion Financière et Comptable est confiée au Directeur Financier.
De manière générale, sa mission consiste à assurer la gestion FINANCIERE, COMPTABLE, FISCALE et SALARIALE et de veiller à la mise en place des objectifs stratégiques et des moyens nécessaires.
Plus concrètement, il se charge des principales missions suivantes :

• d’exécuter le paiement des mandats (factures, subsides, traitements,…)
• de recouvrer les créances (taxes, loyers,..)
• d’établir le budget, les modifications budgétaires, les comptes annuels
• d’assurer la surveillance et la guidance budgétaire et comptable ;
• de veiller à la bonne exécution des procédures de travail ;
• d’assurer la gestion de la dette et de la trésorerie
• de mettre en place et d’assurer le suivi des tableaux de projections financières ;
• d’informer le Collège communal par un reporting régulier ;
• de piloter le système d’amélioration continue de la « qualité » pour conserver la certification ISO

 
Le directeur financier remplit également la fonction de conseiller financier et budgétaire de la commune.

Dans le cadre du système de contrôle interne, il se charge également :

1. de l’utilisation efficace et économique des ressources ;
2. de la protection des actifs ;
3. de fournir au Directeur général, des informations financières fiables.

La gestion de la fiscalité locale est assurée par la cellule de la RECETTE.

La mission consiste à gérer les taxes et redevances locales votées par le Conseil communal et approuvées par les instances de Tutelle.
Concrètement, la cellule de la Recette se charge de soumettre les rôles de taxes à l’arrêt du Collège communal, de transmettre les avertissements extraits-de rôle aux contribuables, de recouvrer les taxes et d’apporter un suivi aux réclamations. Règlements et taxes

Par ailleurs, il s’agit également de procéder à la constatation, la poursuite, la répression et les mesures de réparation des infractions au Règlement Général de Police voté par le Conseil communal.
Enfin, les missions de recensement viennent en support de l’établissement des enrôlements des taxes locales.

La gestion financière proprement dite est assurée par la cellule des FINANCES .

La mission consiste à assurer le fonctionnement et le suivi de la comptabilité budgétaire et de la comptabilité générale communale : gestion des engagements de dépenses (bons de commandes) , des imputations comptables (factures), des mandats et ordres de paiement.

Cette mission comprend aussi  l’élaboration du projet de budget, des modifications budgétaires mais aussi les réalisations des dépenses et des recettes pour finalement permettre la clôture des comptes annuels.

Enfin, la mission est complétée par l’établissement et le suivi des dossiers financiers permettant la justification des subventions ordinaires promises fermes par les autorités subsidiantes.

La gestion des salaires des membres de l’administration est assurée par la cellule des SALAIRES.

Concrètement, la mission consiste à assurer la mise en calcul et le suivi administratif des traitements, allocations, indemnités, pécules de vacances des agents statutaires, temporaires,  et mandataires de la commune de Colfontaine.

La gestion des assurances est assurée par la cellule des ASSURANCES.

La mission consiste à gérer  la gestion des assurances de la commune de Colfontaine, mission axée prioritairement sur la gestion et le suivi des dossiers de sinistres se rapportant aux différents contrats d’assurances de la commune.

COLFONTAINE rejoint le cercle très fermé des administrations communales certifiées ISO 9001

Le 13 décembre 2013, la Commune de Colfontaine s’est vue remettre par la société agréée AIB-Vinçotte une certification ISO 9001 pour son service de Gestion Financière et Comptable (GEFICO). La GEFICO reprend les services suivants appelé plus familièrement, Recette communale, Finances, les Assurances, les Traitements.

La cérémonie au cours de laquelle les certificats ont été officiellement reçus par le Bourgmestre Luciano D’Antonio et l’Echevin des Finances, Luc Lefèbvre, couronne ainsi deux ans de travail visant à mettre en place une démarche «qualité ».

Cette démarche « qualité », courante dans le secteur privé, l'est nettement moins dans les administrations publiques.

En Belgique, seule une petite poignée de communes est certifiée ISO 9001.

La réussite d’un tel projet repose avant tout sur l’adhésion du Collège communal qui encourage et finance cette démarche mais également sur l’implication du personnel de l’Administration à chaque échelon de la hiérarchie.

Tous les acteurs ont bien compris qu’une telle réflexion permettrait d’offrir aux citoyens la garantie de la recherche constante d'un meilleur service public, d’offrir au personnel la possibilité d'accroître sa motivation, son dynamisme, sa formation, sa performance et son bien-être et d’offrir aux mandataires une assurance de professionnalisme et de recherche d'une efficience accrue.

Une charte qualité 

En préambule, une charte qualité a été rédigée.
Une charte qualité reprend une série de principes que tous s'engagent à respecter. C'est en quelque sorte un engagement moral qui est pris à l'égard des partenaires. Et bien évidemment, devant les citoyens! Une charte qualité repose notamment sur des valeurs. Pour Colfontaine, citons en filigrane la qualité et la rapidité du service, le respect des obligations légales et réglementaires, l’optimalisation des délais,…

Le Manuel Qualité

Le Manuel Qualité est le document de base qui explique l’ensemble des dispositions qui sont prises pour obtenir, assurer et gérer la qualité des services rendus et d’assurer la satisfaction des citoyens et partenaires et ce, conformément à la norme ISO 9001.
On y retrouve notamment les objectifs que la commune s’est fixée, les procédures de travail, la gestion des documents, …

Les processus et les procédures

Le travail consiste ensuite à identifier des processus, à savoir cibler des activités qui utilisent des ressources et qui sont gérées de manière à pouvoir transformer des éléments d’entrée en éléments de sortie.

Commence alors le travail plus fastidieux de la rédaction de procédures de travail. Ces procédures permettent de maîtriser l’organisation et le fonctionnement du système qualité.

Pour le service GEFICO de Colfontaine, les procédures sont réparties en 3 processus principaux selon que le service est apporté au citoyen, qu’il s’agisse d’un service interne ou qu’il s’agisse d’une directive de pilotage.

Les diverses procédures qui ont été élaborées se rapportent ainsi à la fiscalité locale, à l’élaboration du budget, des comptes annuels, au suivi des recettes (subsides) et des dépenses (factures) de la commune, au paiement des salaires du personnel et mandataires communaux, au suivi des sinistres auxquels la commune est confrontée ainsi qu’à la maîtrise du « Système Management Qualité » reprenant les procédures liées à la maîtrise des documents, de leurs enregistrements, à l’organisation des audits internes et à la mise en place des actions correctives ou préventives que la commune met en place lorsqu’on constate un dysfonctionnement ainsi qu’à la gestion des risques.

L’évaluation de la démarche qualité

Vient enfin le moment de faire le bilan, à travers un document qu’on appelle la revue de direction au minimum une fois l’an afin de s’assurer que le système qualité qui a été mis en place reste pertinent, adéquat et efficace. Ce rapport met en lumière les améliorations à apporter, un éventuel plan d’actions spécifiques, l’évaluation des résultats, des réclamations, des actions correctives et préventives ainsi que l’analyse du  tableau de bord des indicateurs de la qualité.


Focus sur le pilotage de la démarche qualité

"En tant que coordinateurs d’activité, notre travail repose sur l’efficacité des procédures et des outils mis à la disposition de mes collaborateurs. Ma connaissance de l’ensemble de nos activités et la possibilité d’accorder une place particulière à l’amélioration de l’organisation interne de la commune m’a convaincu de l’intérêt d'occuper cette mission de responsable qualité, mission qui vient s’ajouter à celle de Directeur financier.
Malgré mes premières appréhensions provoquées par la réputation des normes qualité, souvent perçues comme des processus fastidieux, complexes et rigides à mettre en oeuvre, je dois avouer que la formation, le soutien et l’accompagnement d’une telle démarche par un coaching extérieur m’ont permis progressivement de démystifier, de comprendre, et de mettre en application la norme ISO 9001.
A Colfontaine, nous nous réjouissons de ne pas avoir opté pour une démarche qualité généralisée à toute l’administration. Je pense qu’’il faut se donner le temps et les moyens d’avancer prudemment mais sûrement et que l’expérience acquise par notre service financier peut profiter aux autres services et servir ainsi de tremplin à la généralisation d’une telle démarche.
Maintenant que nous sommes certifiés, nous allons concentrer nos efforts sur la modernisation de la commune axée sur le développement des compétences et l’amélioration de la communication interne, la maîtrise de notre gestion financière, et bien sûr, l’amélioration continue et la satisfaction des citoyens et des partenaires ».
Colfontaine, décembre 2013 - Pascal RETIF, Directeur Financier


« Je suis très heureux d’être parvenu au terme, provisoire, de cette démarche qualité.
Modestement, en effet, je pense en avoir été l’instigateur.
En effet, en 2007, la Province de Hainaut a organisé des formations à l’intention des mandataires communaux, nouveaux ou déjà plus anciens.
J’ai participé, avec quelques conseillers, aux 6 séances proposées concernant les finances communales. Tout y a été passé en revue : les budgets, ordinaires ou extraordinaires, les marchés publics, … Chaque fois présenté par d’excellents spécialistes tant du point de vue théorique que pratique.
Le Maître de stage, si je puis dire, était le Professeur Pagano, doyen de la Faculté Warocqué.
Pour terminer notre formation il avait eu l’idée de nous expliquer comment engager une démarche qualité pouvant, ou non, déboucher sur une certification. L’exemple qu’il avait pris était celui de sa propre faculté qui, après une longue procédure, avait obtenu le fameux certificat ISO. En conclusion, il nous engagea à essayer d’introduire les démarches qualité dans nos communes, même en commençant « petit ».
Pour ma part, j’en ai touché un mot aux membres du Collège et aux deux principaux fonctionnaires de la commune. Je reçus un accueil poli.
J’ai alors décidé de convaincre le chef du service dont j’étais l’Echevin attitré, à savoir les finances.
J’ai pu le décider à essayer de mettre sous forme de procédure un seul processus : le budget communal (de la demande des desiderata des services jusqu'au stade final, le vote du budget au Conseil communal).
Cela prit quelques mois mais, quand nous y sommes parvenus, une conclusion s’est imposée à nous ; si nous voulions continuer nous devions nous entourer de spécialistes. Ce que le Collège communal a décidé de faire.
Ce fut le début d’un travail de longue haleine qui porte maintenant ses fruits.
Je remercie d’abord notre Directeur financier, mais aussi tous les employés du service qui ont permis d’atteindre l’objectif.
Maintenant il va falloir travailler dans cette démarche qualité et prouver qu’elle représente un « plus » pour la commune et pour ses citoyens. Si, comme je le crois, nous en ferons la démonstration, cela pourra être l’exemple pour y amener progressivement d’autres services communaux. »
Colfontaine, décembre 2013 - Luc Lefèbvre, Echevin des Finances

Les sanctions administratives ont été mises en place suite à la loi du 13 mai 1999 et se sont développées suite aux lois des 7 mai et 17 juin 2004.
Suivant cette impulsion, les 5 communes associées à la Zone de Police Boraine – Colfontaine, Boussu, Frameries, Quaregnon et Saint-Ghislain- votent en 2005 un Règlement Général de Police (RGP) commun à l’ensemble du territoire de la Zone.
En 2011, le RGP est modifié pour y intégrer des dispositions relatives à la délinquance environnementale ce qui élargit les comportements pouvant donner lieu à l’application d’une sanction administrative communale.
Le système des sanctions administratives permet aux communes :

• de lutter contre les petites incivilités telles que le tapage, l’affichage sauvage, le non-entretien de son jardin, le dépôt d’immondices ou de déchets sauvages, …
• de réagir plus rapidement au problème de l’insécurité locale ;
• de renforcer leurs règlements et ordonnances communaux.

Les infractions au RGP sont verbalisées sur la commune de Colfontaine par les agents de la Zone de police Boraine.

• RGP 2023 Livre 1 relatif à la Police Administrative,
• RGP 2023 livre 2 relatif à la voirie communale,
• RGP 2023 livre 3 relatif aux infractions en matière d'arrêt et stationnement et aux infractions aux signaux C3 et F103 constatées au moyen d'appareils fonctionnant automatiquement
• RGP 2023 livre 4 relatif à la lutte contre la délinquance environnementale.

En outre, 2 agents constatateurs assistent les forces de police dans leurs missions de protection de notre cadre de vie. Ces agents communaux assermentés sont donc également amenés à verbaliser toutes les incivilités constatées sur le territoire de notre commune, essentiellement les infractions en matière de stationnement et les incivilités environnementales.

Les procès-verbaux qui sont dressés sont ensuite transmis au sanctionnateur provincial qui se charge d’infliger les sanctions.

Quant au recouvrement de ces sanctions, il est du ressort du Directeur financier de la commune.

Règlement de la taxe sur les centimes additionnels au Précompte Immobilier
Règlement de la taxe sur les centimes additionnels á l'impôt des personnes physiques (IPP)
Règlement de la redevance sur la demande de délivrance de documents ou de renseignements administratifs
Règlement de la taxe sur la collecte et le traitement des déchets ménagers (Immondices)
Règlement de la taxe sur les immeubles inoccupés
Règlement de la taxe sur les imprimés publicitaires => Manque doc ou lien
Règlement de la taxe sur les égouts
Règlement Général de Police (RGP)
Règlement de police administrative sur les déchets
Règlement de la taxe sur les secondes résidences.

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Mais aussi
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Règlement de la taxe sur les inhumations, dispersions des cendres et mises en colombarium
Règlement de la taxe sur les exhumations
Règlement de la taxe sur les ouvertures de caveaux
Règlement de la taxe sur les commerces de nuit
Règlement de la taxe sur les agences de paris
Règlement de la taxe sur les agences bancaires
Règlement de la taxe sur les imprimés publicitaires
Règlement organisant les activités ambulantes
Règlement de la redevance sur les marchés
Règlement de la redevance sur les activités foraines
Règlement de la redevance sur les zones bleues
Règlement de la redevance sur les concessions de terrains, des caveaux et des colombariums
Règlement de la redevance sur la demande de délivrance de permis d'urbanisation
Règlement de la redevance sur la demande de délivrance de permis d'environnement
Règlement de la redevance sur la demande de délivrance de documents et travaux urbanistiques

Le service de Gestion Financière et Comptable (GEFICO) a pour mission de gérer  les activités financières de la Commune de Colfontaine sous l’autorité du Collège Communal.
Ces activités financières s’articulent autour de 4 pôles d’intérêts :

1. La gestion de la FISCALITE LOCALE assurée par la cellule « RECETTE »  
2. La gestion COMPTABLE assurée par la cellule « FINANCES ».
3. La gestion SALARIALE assurée par la cellule « SALAIRES ».
4. La gestion des assurances est assurée par la cellule  « ASSURANCES ».

Le service GEFICO entend relever les défis auxquels est confrontée toute administration moderne qui évolue avec la société, l’économie, les technologies de l’information et de la communication.

Soucieux de remplir son rôle de service public, le service GEFICO s’est inscrit dans une démarche qualité visant à appliquer et garantir une méthodologie professionnelle rigoureuse dans ses activités fondamentales.
D’une part, en améliorant et en développant de nouvelles procédures de travail plus efficientes qui tiennent davantage compte des besoins de chacun,

D’autre part en mettant en place une nouvelle culture d’entreprise qui donne à la fois plus de flexibilité à ses collaborateurs et qui sollicite davantage leur responsabilité.

La concrétisation de cette vision dépend de l’aptitude des collaborateurs à atteindre les objectifs en termes de qualité et de prestation de service, en particulier en favorisant le processus d’amélioration continue.

En répondant aux attentes légitimes de la population et de ses différents clients, le service GEFICO souhaite développer une relation de confiance et veiller à ce que chacun s’acquitte de ses obligations dans le respect intégral de la loi et des règlements votés par le Conseil Communal.
Les agents du service GEFICO répondent donc à un cadre de valeurs comprenant plusieurs perspectives différentes qui sont résumées dans la charte qualité du service : respect, intégrité, serviabilité et implication.